1. Il fornitore ha esperienza specifica nel settore alberghiero?
Affidarsi a un’impresa di pulizie generica non è la stessa cosa che collaborare con un partner specializzato nel mondo dell’hotellerie. Gli ambienti di un hotel richiedono standard elevatissimi, attenzione alla privacy degli ospiti, discrezione e una tempistica precisa per ogni intervento. Prima di firmare un contratto, è essenziale chiedersi: questa azienda ha già lavorato con hotel? Ha referenze verificabili nel settore?
Un’impresa esperta sarà in grado di affrontare le criticità tipiche del lavoro ai piani, conoscere i flussi operativi e garantire un servizio omogeneo, anche durante i picchi stagionali. Inoltre, saprà gestire correttamente la comunicazione con governanti e direzione, evitando rallentamenti o disservizi. Verifica sempre se il fornitore ha una formazione interna dedicata all’hospitality e se conosce le dinamiche del reparto housekeeping. La qualità del servizio parte dall’esperienza.
2. Il personale è formato e costantemente aggiornato?
La qualità della pulizia di un hotel non dipende solo dai prodotti utilizzati o dagli strumenti a disposizione, ma soprattutto dalle competenze del personale. Un’impresa esterna seria deve garantire formazione continua per le cameriere ai piani, i facchini e tutto lo staff operativo.
Domandati: come vengono selezionate le risorse? Sono formate su protocolli specifici, sulla sicurezza, sulla gestione delle urgenze? Un buon fornitore sa che ogni struttura ricettiva è unica e forma il personale in modo personalizzato, tenendo conto del tipo di clientela, del livello dell’hotel (3, 4, 5 stelle) e delle aspettative in termini di qualità e tempi di esecuzione.
Un altro aspetto importante è la conoscenza delle lingue e la cura nei comportamenti, soprattutto se il personale ha contatto con l’ospite. Un team aggiornato e formato è sinonimo di affidabilità, sicurezza e immagine impeccabile per l’hotel.
3. Quali sono gli standard e i protocolli adottati?
Ogni struttura alberghiera ha le proprie esigenze, ma ci sono protocolli e standard che non possono mancare in un servizio di outsourcing ben organizzato. Chiedi all’impresa quali sono le procedure adottate per la pulizia delle camere, degli spazi comuni, delle SPA o delle sale meeting. Esistono checklist? Viene rispettata una sequenza operativa precisa?
Un buon partner fornisce un piano operativo dettagliato, concordato con la direzione dell’hotel, che prevede orari, frequenze, zone di competenza e sistemi di controllo qualità. Inoltre, dovrebbe essere in grado di intervenire in casi straordinari: camere in early check-in, sanificazioni extra, guasti o emergenze igieniche.
Verifica anche se l’azienda utilizza prodotti certificati, a basso impatto ambientale e strumenti moderni per aumentare l’efficacia del servizio. I protocolli non servono solo alla pulizia: sono la garanzia di un servizio affidabile, misurabile e replicabile ogni giorno.
4. Come viene gestita la responsabilità e l’assicurazione del personale?
Un punto spesso trascurato è quello della responsabilità civile e assicurativa. Chi lavora in outsourcing non è un dipendente diretto dell’hotel, ma la sua presenza influenza in modo diretto l’esperienza degli ospiti. È fondamentale sapere chi risponde in caso di danni a cose o persone, furti o infortuni.
Assicurati che l’azienda abbia coperture assicurative adeguate, che sia in regola con le normative sul lavoro e che tuteli sia i propri dipendenti sia il cliente (cioè l’albergo). Chiedi di visionare i documenti relativi alla copertura assicurativa, all’assunzione del personale e alle eventuali certificazioni qualità.
Un partner trasparente e corretto ti fornirà tutte le garanzie necessarie senza esitazioni. Ricorda: un contratto ben strutturato e completo di clausole sulla responsabilità è una forma di tutela per te, i tuoi collaboratori e i tuoi ospiti.
5. Il servizio è flessibile e adattabile alle esigenze dell’hotel?
Ogni hotel è un mondo a sé: ci sono picchi stagionali, eventi speciali, ospiti esigenti e imprevisti quotidiani. Per questo motivo è fondamentale che il servizio di outsourcing sia flessibile e personalizzabile. Un buon partner deve essere in grado di modulare le risorse a seconda delle necessità, senza compromettere la qualità.
Chiediti: l’impresa è disponibile a variare turni, aumentare temporaneamente il personale o adattare gli orari? Un outsourcing rigido rischia di creare più problemi che soluzioni. Al contrario, un fornitore flessibile contribuisce alla fluidità operativa dell’hotel e migliora la qualità del servizio percepito dal cliente finale.
Valuta anche se il fornitore prevede un referente dedicato, che segua in prima persona la tua struttura e con cui poter comunicare velocemente in caso di necessità. La relazione con il fornitore è un’alleanza strategica: scegli chi è davvero pronto a lavorare al tuo fianco, non solo per te.